Spar tid og fjern fejl med automatiske vagtplaner

Styr biler, medarbejdere og ture i én nem planlæsningsløsning, tilpasset jeres konkrete behov.

Jonas Raunsbæk

Unit Manager, Data & AI

Kontakt Jonas

eller bliv ringet op når det passer dig

Gense webinaret lige her

Fjern fejl og forsinkelser

Hvad koster det, hvis der står en fyldt bil, men der er ingen til at køre den, fordi chaufføren er blevet syg? Og hvad kræver det at orkestrere hvilke biler, der er på værksted, hvem der kan køre og hvem der har ferie? Ved at automatisere processerne kan I reducere mængden af ærgerlige (og dyre) fejl.

Få mere fleksibilitet

Når der kun er én der lægger vagtplan, er du meget afhængig af én person. Hvad med deres sygdom, ferie, og ændringer der kommer med kort varsel?

Jo færre timer I skal bruge på vagtplan, jo flere timer har I til de opgaver, der hjælper i hverdagen, men ikke kan digitaliseres.

Book et møde

Automatisér, så I kan spare 80% af tiden og tusindvis af kroner

Styring af faste kørsler

med ugentlig og dagsbaseret kontrol af deres tilstedeværelse i vagtplanen.

Lister oprettes automatisk

med tilgængelige chauffører, tilgængelige køretøjer og ubesatte vagter.

Redigerbar vagtplansoversigt

som gør det muligt at tilpasse en eller flere vagter i en aktiv plan.

Administration af køretøjer

med synkronisering af køretøjer på værksted i vagtplanen.

Synkronisering med medarbejderstamdata

fra op til to datakilder for effektiv fraværsstyring i vagtplanen.

Kategorisering af medarbejdere i grupper

for bedre overblik ved ressourcefordeling.

Peder Olsen & Søn sparer 50 arbejdsdage om året

Vi hjalp vognmanden Peder Olsen & Søn med at automatisere store dele af deres daglige kørselsplanlægning. Vagtplanerne har de stadig. Men i stedet for at bruge to timer om dagen på planlægning, bruger de nu kun to timer om ugen.

Færre fejl sparer penge

Løsningen har gjort det muligt at gå fra at bruge 70 arbejdsdage om året alene på at lægge vagtplaner til bare 15 arbejdsdage. Det frigør flere end 50 frie arbejdsdage, der kan bruges på noget bedre.

Samtidig opstår der også langt færre dyre fejl, som hovsa-ture med kurer, og færre smuttere på grund af sene sygemeldinger. Det har allerede sparet Peder Olsen & Søn for flere hundrede tusinde kroner.

Vagtplaner og kørsler

Denne video giver en grundig introduktion til vagtplanmodulet og kørselsopsætningen. Der gennemgås opbygningen af stamdata for vagtplaner, herunder struktur og funktionalitet på de enkelte sider og faner. Man får indsigt i, hvordan ubesatte kørsler, tilgængelige medarbejdere og biler vises fordelt på ugedage, samt hvordan man foretager ændringer i den enkelte vagt – eksempelvis udskiftning af medarbejdere fra ressourcegrupper og tilknytning af biler.

Derudover vises det, hvordan kørsler kan opsættes som skabeloner, der anvendes i individuelle vagtplaner. Videoen demonstrerer også, hvordan man bruger kørselsmodulet til at ændre standardkørsler – enten fremadrettet fra en specifik uge eller kun for ikke-oprettede vagtplaner – samt hvordan man opretter nye kørsler.

Medarbejdermodul og fraværsregistrering

I denne video er fokus på medarbejdermodulet og håndtering af fravær. Man ser, hvordan nye medarbejdere automatisk synkroniseres med eksisterende vagtplaner fra ansættelsesdatoen, og hvordan fratrædelse påvirker planerne. Der gennemgås medarbejderkategorisering og hvordan ændringer heri afspejles i vagtplanerne.

Videoen viser også, hvordan registrering af fravær påvirker den aktuelle vagtplan, og hvordan systemet automatisk sender besked via e-mail, når en medarbejder fjernes fra en vagt. Endelig demonstreres det, hvordan ændringer i eksisterende fraværsregistreringer – f.eks. forlængelse af fraværet – automatisk synkroniseres med vagtplanerne.

Biler og værkstedsregistrering

Denne video viser, hvordan systemet håndterer biler, der meldes på værksted. Når en bil registreres som værende på værksted, synkroniseres informationen automatisk med de aktive vagtplaner, så planerne tilpasses værkstedstiderne. Man ser også, hvordan systemet sender en e-mailnotifikation, når en tur mister sin tilknyttede bil i den relevante periode.

Skal vi tale om den helt rigtige løsning til jeres forretnings behov?

Book en af vores specialister til sparring om, hvilken type løsning, der er den rigtige i lige præcis jeres situation - og til jeres forretningsmodel.

Book et opkald Ring os op