Veltec er en anerkendt servicevirksomhed med speciale i smede, – el og automationsfaget, og er en del af den tyske familieejede gruppe Plant Systems & Services PSS GmbH. Virksomheden leverer serviceydelser i høj kvalitet indenfor industrierne olie og gas, petrokemi, kemi, energi samt maritim, - og dens ekspertise er derfor typisk anvendt på store procesanlæg, raffinaderier og kraftværker.
I efteråret 2020 blev der i Veltec taget den strategiske beslutning, at de to nordiske selskaber skulle adskilles IT-mæssigt fra den øvrige IT-infrastruktur i koncernen og have et selvstændigt fælles IT-setup for Danmark og Norge. Det betød, at den nordiske ledelse stod med valget, om Veltec Nordics selv skulle drifte IT internt – eller outsource opgaven.
”Vi ønskede ikke at opbygge en intern IT-afdeling, så vi valgte en IT-partner, som vi vidste ville kunne løse opgaven for os professionelt, og derfor har vi outsourcet vores IT til Unit IT,” siger Marianne Lorenzen, Nordic IT & Digital Manager.
Agil Arbejdsplads passede perfekt til setuppet
Marianne Lorenzen kendte Unit IT’s salgsdirektør Henrik Nürnberg fra tidligere hosting-samarbejde, så det var naturligt for hende at tage kontakt, da behovet for outsourcing opstod. Det stod hurtigt klart, at PC-klienterne ikke var fulgt med opdateringer, og at det var nødvendigt at reinstallere alle PC’erne for at komme i kontrol. Det ville blive en stor opgave, og derfor var hun klar på at prøve kræfter med Agil Arbejdsplads, som Unit IT lige havde lanceret.
”Vi havde en PC-park, der var for god til at skrotte. Og det er en stor opgave at få vedligeholdt software og Windows fremadrettet, når man har besluttet ikke at have en intern IT-afdeling. Det var derfor, vi lige så godt kunne springe ud idet og få alle 130 klienter reinstalleret - og dermed sikre, at de kører med software, vi kan styre og kontrollere – også licensmæssigt,” siger Marianne Lorenzen.
Henrik Nürnberg fortæller: ”Marianne var meget obs på, hvordan det hele skulle komme til at gå. Det er også en stor opgave at outsource både servere, netværk og klienter på en gang. Vores opgave var at berolige hende med, at vi har de nødvendige kompetencer og ressourcer til at nå i mål. Jeg tror, vores relation, som er opbygget gennem flere års samarbejde, gjorde, at den utryghed hun havde, den kunne jeg fjerne.”
Grundig planlægning og test før udrulning
Planlægningen af carve-out fra Tyskland havde været længe undervejs, så når det skulle lykkes at reinstallere 130 brugere hen over en weekend i 2 lande, så afspejler succesen også den gode planlægning, hvor der blev testet grundigt ved at flytte alle systemer fra gamle til nye servere. Hele fem test blev gennemført på klientsiden, inden den endelige udrulning foregik i en weekend i marts 2021 – samtidig med flytning af server og systemer og skift af netværk.
Og selv med Corona-restriktioner, der betød, at Unit IT ikke kunne sende folk til Norge, kørte udrulningen helt efter bogen. Tre specialister var i Ringsted fra fredag til søndag og to Veltec-medarbejdere var i gang på lokationen i Norge og blev guidet fra Ringsted via Teams og telefon. Mandag morgen, da alle brugere loggede på, virkede det hele.
Softwarekiosken giver overblik, styring og sikkerhed
Udover automatiseret installation af klienten medfølger Office-pakken fra Microsoft, eks. Word, Excel, Outlook og Teams samt Unit IT's softwarekiosk i Agil Arbejdsplads.
Noget af Veltec Nordics software var licensbaseret og kunne derfor ikke lægges frit tilgængeligt. Derfor blev det udvalgt, hvilken software der fremadrettet skulle bruges på klienterne. Det gjorde det enkelt at lave en grundklient, der er styret af, hvilken gruppe medarbejderen tilhører. Medarbejderen finder så den pågældende software i kiosken, og kan selv installere det. Dermed er det meget hurtigt og enkelt at gøre en ny PC klar til en medarbejder.
”Fremadrettet, hvis vi skal bruge et nyt program, så overvejer vi, om det skal ind i kiosken. Efter at vi er gået i luften med Agil Arbejdsplads, har vi konstateret, at der er nogle programmer, vi ikke har fået ind i kiosken, men det kommer bare ind efterfølgende. Det har givet rigtig meget ro på hos mig som IT-ansvarlig at vide, at brugerne er selvhjulpne og selv kan bestemme, hvornår programmer fra kiosken skal installeres” fortæller Marianne Lorenzen.
Endnu en fordel er de automatiske sikkerhedsopdateringer af det installerede software.
”Det vigtigste for os er, at vi ikke skal bruge tid på at vedligeholde PC’er, men får frihed til at bruge vores ressourcer på andet end IT-driftsmæssige opgaver,” siger Marianne Lorenzen.
Support til brugerne
Veltec havde ikke ressourcer nok til at supportere 130 brugerne i 2 lande, så en af fordelene ved aftalen med Unit IT er brugersupport, hvor medarbejderne kan ringe for support i tidsrummet 06-21.
”Det er rigtigt dejligt for brugerne. Nu ved de, de godt kan være bekendt at ringe tidligt om morgenen og sent på dagen, og de kan altid få hjælp,” siger Marianne Lorenzen, og fortsætter:
”Det giver en frihed, en sikkerhed og en ro i maven, at vi har en ekstern IT-afdeling hos Unit IT, der er specialiserede i det, de laver. Du skal jo have en større IT-afdeling selv, hvis du skal mestre alle de ting, brugerne bliver udfordret på. Og det ikke at være personafhængig, det er noget, som virksomheder skal være meget opmærksomme på. Det er en reel risiko, hvis al viden om IT ligger på ganske få interne skuldre. Og det vil vi gerne være fri af. Vi ønsker ikke at være afhængige af personer, som så aldrig kan holde fri. I stedet holder vi fokus på det, vi er gode til, og lader andre tage sig af dét, de er gode til.”
